Erhöhte Aufmerksamkeit für Datenschutz im Bewerbungsprozess
Der Fachkräftemangel ist inzwischen in vielen Branchen ein gravierendes Problem. Der Arbeitsmarkt ist ein Arbeitnehmermarkt geworden und Unternehmen stehen mehr denn je im Wettbewerb um Arbeitskräfte. Bewerbungsverfahren gehören zum Alltag von Unternehmen und Behörden. Eine wichtige Entwicklung dabei ist, dass die Bedeutung des Datenschutzes im Bewerbungsprozess angesichts der fortschreitenden Digitalisierung und des verstärkten Einsatzes künstlicher Intelligenz (KI) im Recruiting stetig zunimmt. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, den Schutz personenbezogener Daten von Bewerberinnen und Bewerbern sicherzustellen und klare Richtlinien zu implementieren. UIMC-Datenschutzexperte Dr. Jörn Voßbein kommentiert: „Der Einsatz von KI im Recruiting bietet viele Vorteile, muss jedoch auch datenschutzkonform gestaltet sein, um aus den Chancen nicht Risiken erwachsen zu lassen.“
Grundsätzliches zum Bewerbungsverfahren
Bewerbungsunterlagen enthalten eine Vielzahl sensibler Daten, die von Namen und Adressen bis hin zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten wie Gewerkschaftszugehörigkeit oder Schwerbehinderungen reichen. Diese Informationen müssen mit derselben Sorgfalt und Diskretion wie Mitarbeiterdaten behandelt werden. Schließlich gelten gemäß § 26 BDSG Bewerbende im Datenschutzrecht als Beschäftigte. Verantwortliche müssen jedes Stadium des Bewerbungsprozesses gesondert betrachten (Einreichung der Bewerbungen via Mail/Formular/Portal, interne Auswertung, Backgroundchecks und Auswahl) und rechtlich so bewerten, dass die Persönlichkeitsrechte der Bewerbenden geschützt und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen gewährleistet sind.
Welche Auswirkungen hat KI?
KI-basierte Systeme wie Large Language Models (LLM) und Chatbots können im Bewerbungsprozess vielfältige Aufgaben übernehmen, wie die Formulierung von Einladungen oder Absagen sowie die Durchführung von ersten Auswahlgesprächen. Aber auch die automatisierte Prüfung von Lebensläufen (sog. Lebenslaufparser) oder Emotionsanalysen beispielsweise in (Online-) Bewerbungsgesprächen sind aktuelle Beispiele.
Was urteilt das EuGH?
Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat nun ein Urteil gefällt (C-34/21), das Zweifel an der Anwendbarkeit des o. g. § 26 BDSG aufwirft. Dies hat in der Praxis aber kaum Auswirkungen, da Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO weiterhin anwendbar bleibt. Dieses Urteil gibt den Bestrebungen für ein eigenständiges Beschäftigtendatenschutzgesetz aber neuen Schwung.
Was sagen die Aufsichtsbehörden? Die Aufsichtsbehörden fordern eine datenschutzkonforme Integration solcher Systeme, was durchaus eine Herausforderung darstellt. Vollautomatisierte Auswahlentscheidungen sind datenschutzrechtlich problematisch und grundsätzlich unzulässig. Diese sog. „automatisierten Entscheidungen im Einzelfall“ (Artikel 22 DSGVO) erfordern in der Regel eine Datenschutz-Folgenabschätzungen (Artikel 22 DSGVO).
Was sagt die UIMC?
Im Bewerbungsprozess müssen Unternehmen die datenschutzrechtlichen Anforderungen sorgfältig berücksichtigen. Dies beinhaltet den angemessenen Umgang mit vertraulichen Daten, klare Kommunikation mit den Bewerbern und die rechtliche Beurteilung sämtlicher Phasen des Bewerbungsprozesses. Dabei stellen die steigende Digitalisierung und die Verwendung von KI spezielle Schwierigkeiten dar, die mithilfe klarer Richtlinien und einer ganzheitlichen Datenschutzstrategie bewältigt werden können.
Der erfahrene Datenschutzfachmann Dr. Jörn Voßbein empfiehlt: „Unternehmen sollten transparente Verfahren implementieren, um das Vertrauen der Bewerberinnen und Bewerber zu gewinnen. Es ist entscheidend, eine Balance zwischen technologischen Fortschritten und dem Datenschutz der Bewerbenden zu finden. Nur so kann der Recruiting-Prozess fair und diskriminierungsfrei gestaltet werden.
