Schnell und unkompliziert bewerben: Doch wie sicher ist WhatsApp?
UIMC: Datenschutz im Bewerbungsverfahren
Der Fachkräftemangel ist in vielen Branchen angekommen. Dieser Umstand und die besonderen Anforderungen der Generation Z bedeuten für Unternehmen erhebliche Herausforderungen beim Recruiting von Mitarbeitenden. Nicht wenige Unternehmen bedienen sich moderner Kommunikationswege und verzichten auf teure Stellenanzeigen in den Wochenendausgaben der Zeitungen, die ohnehin zumeist von der Zielgruppe kaum gelesen wird. Da scheint gerade der Einsatz der Messenger-Plattform WhatsApp für Unternehmen und Behörden verlockend. Weltweit nutzen 1,5 Milliarden Menschen diesen populären Dienst. Dort werden die erreicht, die man beschäftigen will. Viele Unternehmen nutzen bereits den beliebten Messenger-Dienst, um den Bewerbungsprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen. Allerdings steht der Einsatz von WhatsApp auf dem datenschutzrechtlichen Prüfstand. „Die Nutzung von WhatsApp im Bewerbungsverfahren stellt ein erhebliches Datenschutzrisiko dar, da personenbezogene Daten außerhalb der EU verarbeitet werden können, was nicht den Anforderungen der DSGVO entspricht“, erklärt Dr. Jörn Voßbein, UIMC-Geschäftsführer und erfahrener Datenschutzexperte. Im Weiteren soll ein Überblick über Vorteile und Beachtenswertes rund um den Einsatz von WhatsApp gegeben werden:
WhatsApp im Bewerbungsverfahren
WhatsApp ermöglicht eine schnelle und direkte Kommunikation zwischen Bewerbern und Unternehmen. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist es entscheidend, Bewerber nicht nur effizient zu kontaktieren, sondern ihnen auch eine einfache und bequeme Möglichkeit zur Kontaktaufnahme zu bieten. Über WhatsApp können beispielsweise Bewerbungen eingereicht, Rückfragen zur Bewerbung schnell geklärt oder Termine für Vorstellungsgespräche unkompliziert abgestimmt werden.
Datenschutzrechtliche Bedenken
Trotz der Vorteile gibt es erhebliche Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes. WhatsApp gehört zur Facebook-Gruppe (Meta) und unterliegt damit den Datenschutzbestimmungen des Unternehmens. Dabei ist insbesondere die Weitergabe von personenbezogenen Daten an Server in den USA ein Problem, da diese nicht den strengen Datenschutzstandards der Europäischen Union entsprechen.
Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Unternehmen sicherstellen, dass personenbezogene Daten nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Betroffenen und unter Einhaltung hoher Sicherheitsstandards verarbeitet werden. Dies betrifft auch die Kommunikation über WhatsApp.
Empfehlungen für Unternehmen
Die UIMC empfiehlt Unternehmen, die WhatsApp im Bewerbungsverfahren einsetzen wollen, folgende Maßnahmen zu ergreifen:
1. Transparenz und Einwilligung: Bewerber sollten klar darüber informiert werden, dass ihre Daten über WhatsApp verarbeitet werden, und explizit ihre Einwilligung dazu geben.
2. Alternativen anbieten: Unternehmen sollten alternative Kommunikationswege anbieten, die den Bewerbern zur Wahl stehen, um datenschutzrechtliche Risiken zu minimieren. Beispielsweise ein QR-Code mit Link zu einem Kurzbewerbungsformular auf der eigenen Internetpräsenz.
3. Sicherheitsmaßnahmen: Der Einsatz von WhatsApp sollte nur über geschützte Geräte erfolgen und es sollte sichergestellt werden, dass keine sensiblen Daten über den Messenger ausgetauscht werden.
4. Datenschutzschulungen: Mitarbeitende sollten regelmäßig über Datenschutzbestimmungen und den korrekten Umgang mit Bewerberdaten geschult werden.
Fazit
Der Einsatz von WhatsApp im Bewerbungsverfahren kann die Kommunikation zwar deutlich vereinfachen, birgt jedoch auch erhebliche datenschutzrechtliche Risiken. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Vorgaben der DSGVO einhalten und ihre Bewerber transparent informieren. Nur so kann die Balance zwischen effizienter Kommunikation und dem Schutz personenbezogener Daten gewahrt werden. „Unternehmen sollten sehr vorsichtig und sich der datenschutzrechtlichen Konsequenzen bewusst sein, wenn sie WhatsApp zur Kommunikation mit Bewerbern nutzen“, rät der Datenschutzfachmann Dr. Jörn Voßbein.
